¿Alguna vez te han solicitado que asistas a una reunión donde viste que realmente no era necesario que estuvieras? ¿Has tenido o escuchado de reuniones que divagan y no se concretan los objetivos? Si has experimentado la improductividad de esas y otras situaciones parecidas, o por lo menos has escuchado de ellas, de seguro quieres mejorar tus reuniones para incrementar tu productividad; y hoy eso es exactamente con lo que te voy a ayudar.
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Aplica estas 9 reglas para ser más efectivo.
La primera es analizar si se necesita la reunión o existe otra alternativa más eficiente, ¿podrás comunicarlo en un correo electrónico, por llamada telefónica o una videoconferencia? Muchas personas están creando desperdicios por exceso de transporte y espera al trasladarse de un punto a otro solo para una reunión.
Conozco negocios que sus empleados pierden hasta tres horas en ir de una oficina a otra, te podría detallar las historias, pero prefiero preguntarte. ¿Cuántas cosas podrían lograr tus equipos con esas tres horas “adicionales” a la semana? ¿Vender más, producir más, atender mejor?
La segunda regla es: Respeta el tiempo de otros, de sus clientes invitando sólo a los necesarios para tomar decisiones en los temas a mencionar. Si no lo haces entonces todas las actividades de esa persona quien no brindará o recibirá valor se pondrán en espera y tu productividad bajará, eso sin mencionar el estrés o ansiedad que causas en esas personas.
La tercera es escuchar para comprender y no sólo para responder.
La cuarta es para incrementar el porcentaje de metas logradas exitosamente, entonces siempre busca sabiduría anticipando obstáculos y aportando más soluciones que juzgar errores. Preferimos alguien con pensamiento crítico y que soluciona problemas a una persona que se limita siendo positivamente ciego porque la esencia del conocimiento es utilizarlo y si tu experiencia o conocimientos no es suficiente para asegurar una victoria, es tu responsabilidad preguntar a otras personas ¿qué causará que fallemos y qué haremos para no fallar?
La quinta es realizar una minuta para confirmar y trabajar mejor en equipo. Para esto debes de asignar a una persona quien estará documentando todo de manera correcta y brindar el seguimiento adecuado para concretar lo acordado en tal reunión.
La sexta es cordialmente solicita agendar en otra ocasión las ideas o temas sin relación al objetivo principal, en otras palabras, controla a los que divagan. Diseña una caja de ideas, un estacionamiento para problemas; pu edes ser creativo para esto, pero no le des más importancia o menos importancia a algo que no se lo merece y como jefe debes de liderar las conversaciones para evitar esto.
La séptima regla es práctica la cooperación: preocúpate qué es lo correcto y no quién está en lo correcto. No importa si tú eres el jefe; si estás equivocado permite que te corrijan. Si eres gerente o aspiras al puesto necesitas practicar la humildad porque todos saben algo que tú y yo no sabemos y si estás equivocado lo mejor es saberlo.
La octava es el espíritu de equipo. La estrella del equipo, es el equipo, “nosotros” sobrepasa a “mí”.
Por último siempre utiliza las 6M de gerencia en tus planes mencionado los métodos los cuales se realizarán, cómo medirán, que ManPower (recurso humano) utilizarán, los materiales requeridos, las máquinas necesarias y que todo esté alineado con la misión de la empresa.
Continúa leyéndome los jueves para mejorar tu empresa. Soy tu consultor y entrenador de mejora continua, Luis Marino.
